Medarbejdere i Lejre Kommune- Privatlivspolitik

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14, skal vi give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig fra andre eller dig selv. 

De oplysninger vi skal give dig, er følgende: 

1. Vi er den dataansvarlige – og hvordan du kontakter os
2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren 
3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger 
4. Kategorier af personoplysninger 
5. Modtagere eller kategorier af modtagere 
6. Hvor dine personoplysninger stammer fra 
7. Opbevaring af dine personoplysninger 
8. Dine rettigheder 
9. Klage til Datatilsynet 

I de nedenstående afsnit finder du en uddybning i forhold til de oplysninger, vi skal give dig. Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os. Du kan se vores kontaktoplysninger under pkt 1. 

1. Vi er den dataansvarlige – og hvordan du kontakter os?

Lejre Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Lejre Kommune Møllebjergvej 4
4330 Hvalsø
CVR-nr.: 29 18 85 48
Telefon: 46 46 46 46
Mail: sikkerhed@lejre.dk

Hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger, kan du sende en sikker-mail fra borger.dk eller e-Boks.

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder: 

• På e-mail: dpo.lejre@bechbruun.com
• På telefon: 72 27 30 02
• Ved brev: Bech-Bruun Advokatpartnerselskab, Langelinie Allé 35, 2100 København Ø, Att. ”databeskyttelsesrådgiver”]
• På sikker beskedfunktion: https://dpo.bechbruun.com/lejre

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Som ansat i Lejre Kommune, vil vi løbende komme til at behandle forskellige personoplysninger om dig. Vi registrerer oplysninger om vores medarbejdere for at kunne håndtere alle spørgsmål relateret til ansættelse herunder muliggøre løn- og personaleadministration samt opgaver angående arbejdsmiljøet i kommunen.

Herudover anvender vi dine personoplysninger til at:

• Registrere dig i relevante fagsystemer og andre digitale arbejdsredskaber, så du kan løse dine arbejdsopgaver.
• Der foretages logning, når du arbejder i de forskellige systemer som fx E-Doc, DUBU, Fasit eller samarbejdsplatformen Vores Dialog
• Udarbejde statistikker om bl.a. sygefravær, arbejdsulykker og lokal løndannelse.

Vi behandler også dine oplysninger i forbindelse med en evt. personalesag herunder i forbindelse med fratrædelser mv.

Retsgrundlaget for behandling af dine oplysninger som led i personaleadministrationen er:

• De arbejdsretlige regler (tjenestemandsloven,funktionærloven, ledelsesretten, de kollektive overenskomster, arbejdsmiljøloven mv.)
• Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1,litra e og art. 9, stk. 2, litra b
• Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, § 7, stk. 1, § 10, § 11 og § 12.

4. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

• Dine identitets- og kontaktoplysninger i form af privat adresse, telefonnummer og emailadresser mv.
• Oplysninger om uddannelse, CV og andet relevant materiale fra rekrutteringsforløbet,
• Oplysninger om løn, bankkonto, skatteoplysninger og pensionsforhold
• Min Tid-materiale, herunder vedrørende kompetenceudvikling med mere
• Oplysninger om ferie sygdom, barsel, orlov og andet fravær
• Indgåede aftaler om seniorordninger
• Oplysninger om fritvalg
• Oplysninger om arbejdstid og øvrige arbejdsvilkår
• Tidsregistrering/registrering af arbejdstid.
• Oplysninger om it-udstyr, telefon, adgangskort, og eventuelle andre kort, som Lejre Kommune stiller til din disposition til brug for dit arbejde
• Oplysninger om arbejdsnedlæggelser
• Oplysninger dine eventuelle tillidserhverv
• Oplysninger om dine pårørende, som du selv har orienteret Lejre Kommune om
• Oplysninger om antal børn og alder, til administration af omsorgsdage
• Oplysninger om ophør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller bortvisning.
• Disciplinære forhold, herunder eventuelle advarsler
• Oplysninger vedrørende din brug og færden i fagsystemer (Der sker logning af din brug af en lang række af kommunens systemer). Der henvises til selvstændig IT- sikkerhedspolitik.
• Tracking af kørsel i kommunens biler via GPS-signal.
• Kontrolforanstaltninger etableret indenfor rammerne af Aftale om Kontrolforanstaltninger indgået mellem Forhandlingsfællesskabet og KL.
• Oplysninger, der indgår i korrespondance med dig eller vedrørende dig og dit ansættelsesforhold
• Arbejdsskader og arbejdsbetingede lidelser

Følsomme personoplysninger:

Det kan eksempelvis være medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle personalesager og lønforhandlinger eller andre situationer, hvor det er nødvendigt for at kunne overholde en arbejdsretlig forpligtelse.

Det kan også være helbredsmæssige forhold i forbindelse med håndtering af arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår.

Det kan også være i forbindelse med ansættelsesforholdets begyndelse, hvis vi behandler oplysningerne i medfør af Side 5 af 10 helbredsoplysningslovens § 2, hvorefter du som medarbejder er forpligtet til i forbindelse med ansættelsen at oplyse om sygdomme, der kan have konkret betydning for, om du kan udføre det pågældende arbejde. Det kan ligeledes være i forbindelse med administration af AKUT-ordningen for tillidsvalgte.

Strafbare forhold:

• Der indhentes Børneattest og straffeattest, hvis dette er relevant for varetagelsen af din stilling

Cpr-nummer:

• Oplysning om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, f.eks. når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.

5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver dine personoplysninger til andre databehandlere eller dataansvarlige, når det er nødvendigt som led i vores personaleadministration eller for at overholde vores retlige forpligtelser. Det kan f.eks. være:

• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger.
• Pengeinstitutter og e-boks forbindelse med udbetaling af løn og tjenestemandspension
• Pensionsselskaber i forbindelse med pension
• Ministerier mv. i forbindelse med Dronningens fortjenstmedalje
• Politiet i forbindelse med indhentelse af børneattester og straffeattester
• Arbejdsskadestyrelsen i forbindelse med håndtering af arbejdsskader
• Feriepengeinfo
• Kursusudbyder/kursusarrangør
• Samarbejdspartnere ved psykisk behandling og tilbud om psykologhjælp mv.
• Eksterne rådgivere i form af revisor, advokat, KL mv.
• Ved anvendelse af eksterne databehandlere, som behandler personoplysninger på vegne af Kommunen med afsæt i konkrete databehandleraftaler. Det kan eksempelvis være vores leverandør af rekrutteringssytem og personaleadminstrationssystem.

6. Hvor dine personoplysninger stammer fra

Oplysninger kan eksempelvis komme fra:

• Dig selv
• Tidligere arbejdsgivere
• Diverse registre
• SKAT
• Politiet

7. Opbevaring af dine personoplysninger

Lejre Kommune lægger sig op ad de anbefalede slettefrister i kommunernes emnesystematik, KLE. Dine plysningerne behandles som udgangspunkt så længe du er ansat, og i den forbindele behandles oplysningerne i kommunens forskellige systemer.

Medmindre der er noget særligt der gør, at vi er nødt til at have adgang til brugerprofilen i en længere periode, så kan du se slettefristerne nedenfor. Visse oplysninger gemmes i en længere periode, men i anonymiseret form:

Slettefrister for tjenestemænd:

• Hvis en tjenestemand overgår til anden tjenestemandsansættelse hos en anden offentlig myndighed, slettes oplysningerne senest 10 år efter, at der er overført et beløb efter "Aftale om overførsel af et beløb i forbindelse med tjenestemænds overgang mellem pensionsområder"
• Hvis en tjenestemand er fratrådt med ret til opsat pension, slettes oplysninger senest 10 år efter, at der er overført en fratrædelsesgodtgørelse til det pensionsinstitut, hvor pensionsordningen i et ny ansættelsesforhold er oprettet efter regulativ om fratrædelsesgodtgørelse
• I andre tilfælde slettes oplysninger vedrørende tjenestemænd ikke.

Slettefrister angående overenskomstansatte:

• Sager vedrørende overenskomstansatte slettes 5 år efter fratrædelsessåret
• Visse oplysninger gemmes i en længere periode, men i anonymiseret form.

Slettefrister angående arbejdsskader:

• Personalesager, hvori der findes oplysninger om arbejdsskader opstået under ansættelse hos Lejre kommune, slettes tidligst 30 år efter den skadevoldende handlings ophør.

Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig .

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt hvor vi normalt sletter vores oplysninger.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, selvom den er lovlig.

Ret til at transmittere oplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder på www.datatilsynet.dk.

8. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk eller via e-Boks
Du kan finde yderligere oplysninger på www.datatilsynet.dk